Область деятельности системного администратора (СА) - информационная система предприятия. Информационная система (ИС) представляет набор взаимосвязанных информационных технологий (ИТ) и административных средств. ИС не дорогостоящая игрушка, которую можно себе позволить при наличии лишних средств и не модное веяние - у всех есть, значит и нам надо. Это инструмент для эффективного решения следующих задач:
- Поддержание информационной модели предприятия. Что позволяет уменьшить временные и материальные затраты на принятие решений. Уменьшение затрат становится возможным за счет оценки вариантов, до их реализации.
- Предоставление информационных услуг. Позволяет получать дополнительную прибыль. За счет, как прямой оплаты услуг, так и привлечения и удержания потребителей.
- Автоматизация процессов. Позволяет уменьшить затраты на оплату труда. Что достигается выполнением определенных производственных операций посредством аппаратно-программных средств.
Цель СА - обеспечить долгосрочную работоспособность ИС.
Следует внести некоторые пояснения к использованным словам. Работоспособность системы не может рассматриваться как нечто обособленное, она определяется возможностью пользователей решать посредством нее свои задачи.
Долгосрочность подразумевает возможность приспособления ИС к изменяющимся с течением времени задачам и условиям. Выполнение некоторых задач влечет за собой вредные последствия как для других пользователей, так и для всей системы целиком. Поэтому должны быть разработаны и введены ограничивающие использование ИС правила, именно они обеспечат долгосрочную работоспособность.
ИС начинается с определения задач, которые должны решаться посредством нее на предприятии. Эти задачи устанавливает руководство предприятия, они не всегда ясно сформулированы, часто противоречивы и неполны. Отсюда первая задача СА - определение потребностей предприятия. Потребности - фундамент на котором строится все остальное, небрежность и поспешность в процессе их определения недопустимы.
Для определения потребностей СА необходима информация о территориальной и функциональной структурах предприятия, численности и распределении персонала, требованиях к функциональности и пропускной способности будущей системы. Он должен представить себе ИС в виде "черного ящика" и определить, что от этого ящика потребуется. Его наполнение конкретной техникой и программным обеспечением будет происходить в процессе проектирования.
Зная, что могут потребовать от его системы СА разрабатывает и предлагает технически реализуемые варианты. Руководство предприятия должно выбрать приемлемый, исходя из финансовых возможностей. Для конечного выбора наибольшее значение имеет обоснование того или иного варианта, выполнить это обоснование обязанность и интерес СА.
При обосновании надо пользоваться языком доступным для людей принимающих решения. Если руководитель технически грамотен и понимает, сильные и слабые стороны того или иного решения - замечательно. В большинстве случаев ситуация другая: СА должен перевести плюсы и минусы технических характеристик в плюсы и минусы понятные руководителю.
По сути дела, руководитель ждет список работ и оборудования необходимых для построения и обслуживания ИС, с указанием сроков выполнения. На этой основе он сможет рассчитать стоимость построения и владения ИС и либо утвердить, либо отправить на доработку.
Два диалога из жизни иллюстрируют конечную стадию процесса проектирования.
СА: (усталый и гордый проделанной работой) Вот технические характеристики, методики подключения и настройки оборудования и ПО необходимые для запуска системы в тестовом режиме.
Д: Мне не нужен тестовый режим, мне нужен результат с которым можно работать. Мы с вами тщательно оговорили, чего именно ожидаем от ИС и сроки готовности. Теперь мне необходимо представить для себя сколько это будет стоить. Тратить деньги на тестовый режим никто не будет.
СА: Ну, тестовый режим он ничем не отличается от полного. Просто надо будет посмотреть как различные виды оборудования и особенно ПО будут взаимодействовать между собой, в любом случае дополнительных затрат быть не должно.
Д: То есть, вы не можете гарантировать конечный работоспособный результат? Зачем тогда все эти ваши характеристики и методики? Может быть мы все это купим, а через неделю окажется, что собрать все воедино невозможно. И потребуются еще деньги и время и еще черт знает что. Срочно доработайте и предоставьте мне конечный вариант.
Ошибки очевидны, а результат закономерен. СА предполагает, что директор думает также как он, а это совсем не так. У директора совсем другой контекст и СА необходимо под него подстроиться.
СА: Нашим отделом была подготовлена предварительная смета на аппаратно-программное обеспечение и необходимые монтажные работы. В приложении указаны предлагаемые нами поставщики и производители работ, а также сроки их выполнения, тут мы немного выполнили работу отдела закупок и контрактов.
Д: Похвально, но предполагаемая сумма должна быть уменьшена процентов на двадцать.
СА: Хочу обратить внимание на предоставляемую трехлетнюю полную гарантию на оборудование и пятилетнюю на кабельную систему, это позволит ограничить наши затраты на обслуживание ИС в будущем.
Д: Вцелом я утверждаю ваше предложение и передаю его в финансовую дирекцию для исполнения. Отделу закупок и контрактов поручается проверить и доработать договора с подрядными организациями. Обратить особое внимание на ответственность подрядчиков при невыполнении гарантийных обязательств и срывов сроков работ.
Совсем другое дело. С директором разговаривали на понятном ему языке, он находился в понятном ему контексте и воспринимал собеседника как обыкновенного человека, а не как пришельца из другого измерения. Конечно это потребовало от СА дополнительных усилий, но они однозначно окупятся.
Процесс построения должен проходить под бдительным наблюдением СА. Здесь он центральная фигура, принимающая решения о возможных технических изменениях в проекте и принимающая выполненную работу. Еще при утверждении проекта следует оговорить, что акты выполненных работ не должны подписываться без подтверждения СА.
Для оперативного решения вопросов, СА должен собрать контактные телефоны и электронные адреса руководителей подрядных организаций. Так как от него зависит подписание актов выполненных работ и следовательно платежи - они охотно будут с ним сотрудничать и побуждать своих подчиненных к более быстрой и качественной работе.
Кроме контроля за деятельностью подрядчиков, СА приходится собственными силами доделывать работы, которые он позабыл включить в утвержденную смету. Если таковых много, это серьезная проблема. Вы потратите много времени и сил, но никто не скажет вам спасибо, сами виноваты, что не предусмотрели. И вот торжественный момент - запуск системы и первые пользователи, и первые проблемы.
Процесс сопровождения. Его нужно четко отделять от изменения системы под новые требования. Это будет уже не сопровождение, а процессы определения потребностей, проектирования и построения, запущенные по очередному кругу.
Сопровождение это поддержание работоспособности, определенной для данной ИС. Процесс включает в себя отслеживание определенных параметров, замену устаревших или вышедших из строя аппаратных и программных элементов системы, помощь пользователям при работе. Помощь пользователям должна оказываться до определенного уровня, этот уровень определяется соответствующей политикой принятой на предприятии.
Такой подход позволяет эффективно использовать время СА и не тратить его на разъяснения, где на клавиатуре буква ctrl+alt+del. Кроме того процесс сопровождения обеспечивает необходимые исходные данные для определения новых потребностей пользователей. Делается это через обязательную для всех, централизованную фиксацию всех пользовательских обращений.
Мы выделили четыре процесса параллельно протекающих за время существования ИС:
- Определение потребностей
- Проектирование
- Построение
- Сопровождение
Характеризуются процессы потребляемыми человеческими и материальными ресурсами, обобщенно их можно обозначить как интенсивность процесса. На каждом отрезке времени, каждый процесс имеет свою интенсивность. В большинстве случаев график интенсивности будет выглядеть примерно так.
| Жизненный цикл ИС. |
 |
Эти последовательности всплесков и затуханий повторяются неограниченное число раз за время существования ИС. Таким образом нельзя просто разделять жизненный цикл ИС на четыре этапа и все последующие изменения объявлять сопровождением системы.
Жизненный цикл ИС это непрерывное параллельное течение вышеназванных процессов. Определив общую интенсивность процессов СА может сделать обоснованный вывод о привлечении сторонних специализированных организаций для проведения определенных работ. Так как общая интенсивность имеет периодический характер, выгодно именно привлечение подрядчиков, а не содержание собственного большого штата сотрудников.
Периодический набор и увольнение СА также сложно обеспечить, причин тому две. Сотрудники с необходимым уровнем квалификации не всегда доступны для наема; СА перед увольнением могут сильно навредить ИС предприятия.
На малых предприятиях ИС рассматривается как цельная одноуровневая система, обслуживаемая несколькими СА. Большим предприятиям необходимо разделять свою ИС на подсистемы с соответствующими СА для каждой и центральным СА координирующим их действия.
Чтобы хорошо делать свою работу СА должен разбираться в теории функционирования вверенной ему системы. С течением времени, накапливая практический опыт он получает ясное представление о ее работе в различных условиях. Теперь СА может как планировать необходимые изменения в системе, так и построить аналогичную новую.
Это следующая ступень для СА - системный инженер. Накопив опыт использования нескольких систем, СА может делать выводы об их преимуществах и недостатках, и давать советы по их объединению между собой. Теперь он уже системный интегратор.
Перефразируя пословицу: "Плох тот системный администратор, который не хочет стать интегратором". Из каких подсистем состоит ИС? Список будет разниться от предприятия к предприятию, но можно выделить некоторые универсальные для всех:
- гарантированное энергоснабжение
- структурированная кабельная система
- маршрутизация сетевого трафика
- антивирусное обеспечение
- резервное копирование
- информационная безопасность
- мониторинг работоспособности
- помощь пользователям
- управление предприятием
- электронная почта
- IP телефония
- управление документооборотом
- обслуживание обращений клиентов
Определившись с ИС и целью СА перейдем к знаниям и умениям необходимым ему для успешного ее достижения. Условно, можно выделить две составляющие: техническую и административную.
Техническая - знания и умения необходимые для настройки аппаратно-программных средств, административная - определение правил их использования и претворение их в жизнь. Многие СА ограничиваются только технической частью, совершая большую ошибку. Без административных правил, обязательных для исполнения всеми сотрудниками, вышеопределенную цель достигнуть невозможно.
Административные правила устанавливаются руководством предприятия в виде соответствующих политик и процедур. СА должен выступать в роли инициатора и консультанта, так как он напрямую заинтересован в их грамотном написании. Опираясь на них он сможет отстаивать свою точку зрения при общении с пользователями, в этом случае на его стороне будет не только его собственный авторитет, но и авторитет, утвердившего их вышестоящего руководителя.
Чем выше уровень этого руководителя, тем для большего круга пользователей правила приобретают значение. Поэтому следует стремиться, чтобы политики согласовывались с руководителями основных структурных подразделений и утверждались генеральным директором. Процедуры, разработанные на основе политик, достаточно согласовывать с руководителями заинтересованных структурных подразделений.
Информационная система состоит из множества взаимосвязанных информационных технологий и административных средств. ИС имеет определенный жизненный цикл, который можно представить как параллельное течение четырех процессов с разной интенсивностью. Подсистемы из которых состоит ИС можно разделить на универсальные для всех и уникальные для определенных предприятий. Целью СА является поддержание работоспособности ИС в течении ее существования. Для этого ему необходимы технические и административные знания и умения.