1 Цели и задачи

Цель - регулирование предоставления, сдачи и замены компьютерного оборудования и дополнительных аксессуаров, далее компьютерное оборудование (КО).

Задача - стандартизация процесса предоставления, сдачи и замены КО.

2 Роли

Системный администратор (СА) - сотрудник отдела корпоративной сети передачи данных, который согласно своим служебным обязанностям и очереди запросов в СУПП, принимает конкретный запрос о выдаче, сдаче или замене КО.

Пользователь КО, далее пользователь - сотрудник или внештатный сотрудник компании, получивший в пользование КО компании.

3 Определения

Понятие КО определено в Политике предоставления пользователям КО. Также к КО может относиться и иное оборудование предназначенное для использования преимущественно с КО. Исключая печатную офисную технику, которая относится к административно-хозяйственной дирекции.

Склад отдела корпоративной сети передачи данных, далее склад - помещения в которых хранится КО, после получения его с общего склада компании до выдачи пользователям; в промежутках между сдачей и повторной выдачей; после сдачи до момента списания. Доступ к складу имеют только СА.

Система регистрации КО, далее система регистрации - автоматизированная система для регистрации выдачи, сдачи и замены КО. Обязательной функцией системы является возможность получения подтверждения пользователя о произведенных выдаче, сдаче или замене. Подтверждение может быть в электронном или бумажном виде. Используемая версия системы регистрации определяется внутренними документами отдела корпоративной сети передачи данных.

4 Порядок работы

4.1 Определение типа КО

Тип КО (дэсктоп или ноутбук) предоставляемого в пользование сотруднику, определяется сотрудником подразделения по работе с кадрами и утверждается непосредственным руководителем сотрудника. Процесс регламентируется процедурами подразделения по работе с кадрами и отображается в СУПП. Конкретная модель и характеристики КО определяются внутренними документами отдела корпоративной сети передачи данных.

4.2 Выдача КО

4.2.1 КО выдается на основе запроса в СУПП (основное КО, при приеме на работу), созданного сотрудником подразделения по работе с кадрами. А также на основе запроса в СУПП (дополнительное КО), созданного самим пользователем или его руководителем. Основное КО должно соответствовать типу, указанному в запросе и внутренним документам отдела корпоративной сети передачи данных.

Дополнительное КО может быть выдано, если основного КО недостаточно для выполнения сотрудником его должностных обязанностей. Дополнительное КО может быть выдано во временное пользование с указанием конкретного срока его сдачи.

Требование на дополнительное КО должно быть в обязательном порядке создано в СУПП и подтверждено руководителем подразделения к которому относится пользователь.

По запросу СА, покупка дополнительного оборудования может осуществляется за счет подразделения к которому относится пользователь.

4.2.2 СА получает запрос на выдачу КО через СУПП и проверяет наличие заказанного КО (должно быть исправно и не зарезервировано под другие надобности).

4.2.2.1 В случае отсутствия заказанного основного КО, СА выбирает из имеющегося в наличии, наиболее подходящее. После этого СА создает запрос в СУПП на замену КО. В запросе указываются: выданное временно оборудование, требуемое оборудование и номер первичного запроса в СУПП. Созданный запрос попадает в очередь и находится там до подтверждения о поступлении требуемого оборудования на склад.

4.2.2.2 В случае отсутствия заказанного дополнительного КО, создается требование на его закупку за счет соответствующего подразделения. В запросе СУПП проставляется комментарий с номером созданного требования на закупку и выдача откладывается до поступления оборудования на склад.

4.2.3 СА производит необходимую подготовку КО, уведомляет пользователя о готовности и согласовывает с ним время выдачи.

4.2.4 Если пользователь и СА находятся в одном офисе, то СА обеспечивает доставку КО на его рабочее место. Производит все необходимые подключения. Если СА и пользователь находятся в разных офисах, доставка КО и СА обеспечивается отделом общего администрирования, административно-хозяйственной дирекции.

4.2.5 СА заносит в систему регистрации: имя и фамилию пользователя, получившего КО; серийный номер; заводской шифр; модель; выданные дополнительные аксессуары, независимо являются они основным или дополнительным КО.

4.2.6 Пользователь подтверждает выдачу КО в соответствующем запросе СУПП и подписанием акта выдачи, распечатанного из системы регистрации.

4.2.7 СА завершает запрос в СУПП со статусом "Выдано".

4.3 Сдача компьютерного оборудования

4.3.1 Сдача оборудования может быть произведена на следующих основаниях:

- запрос СУПП на увольнение сотрудника или на выход в декретный отпуск;

- запрос самого сотрудника или одного из его руководителей;

- замена КО;

- окончание срока предоставления дополнительного КО;

- запрос руководителя отдела корпоративной сети передачи данных.

4.3.2 СА получает запрос на сдачу КО через СУПП. Находит в системе регистрации КО выданное сотруднику.

4.3.3 СА связывается с сотрудником и согласовывает время сдачи (не позднее чем один час до завершения рабочего дня СА). Если существует необходимость продолжения срока пользования дополнительным КО, не более чем на один день, руководитель сотрудника может взять на себя ответственность и передать оборудование СА на следующий день. Чтобы продлить срок пользования больше чем на один день необходимо создать запрос в СУПП. Если срок сдачи КО просрочен, СА закрывает запрос со статусом "Не сдано". При этом происходит автоматическое оповещение через электронную почту, согласно спискам оповещения.

4.3.4 СА проверяет состояние КО. При неработоспособности или наличии серьезных повреждений делает отметку в запросе и руководствуется положениями Политики предоставления пользователям КО.

4.3.5 СА делает отметку о сдаче оборудования на склад в системе регистрации. Отметка производится только после фактической сдачи КО на склад.

4.4 Замена компьютерного оборудования

4.4.1 Замена оборудования может быть произведена на следующих основаниях:

- окончание срока эксплуатации КО, определенного Политикой предоставления пользователям КО;

- поломка КО;

- недостаточная производительность КО, подтвержденная СА.

4.4.2 Процедура замены состоит из последовательных процедур сдачи и выдачи, с внесением всех необходимых данных в СУПП и систему регистрации.

4.4.3 Если замена производится в результате поломки, модель выдаваемого оборудования должна, по возможности совпадать с предыдущей. Если требуемая модель отсутствует, СА самостоятельно определяет модель выдаваемого КО. При выборе модели он должен руководствоваться возможностью выполнения пользователем своих служебных обязанностей на предоставляемом оборудовании.

4.4.4 Сроки замены КО с момента поступления СА запроса через СУПП: для центрального офиса - один рабочий день; для региональных офисов - по договоренности СА с пользователем.

4.4.5 После сдачи неисправного КО, СА определяет причину поломки.

4.4.6 Сданное КО может быть отремонтировано самостоятельно, отправлено на гарантийный или негарантийный ремонт или на списание.

4.4.7 Самостоятельный ремонт может быть произведен только после истечения гарантийного срока (либо при наличии разрешения от поставщика) и при наличии запчастей снятых со списанного КО.

4.4.8 Гарантийный ремонт производится представителями поставщика КО за его счет, в пределах гарантийных обязательств. Ремонт может быть выполнен как в офисах компании так и в сервисном центре поставщика.

4.4.9 Негарантийный ремонт производится представителями поставщика КО за счет компании. Если СА установлено, что оборудование вышло из строя в результате несоблюдения пользователем Правил использования КО. Оплата производится за счет подразделения к которому относится пользователь.