Общее представление

BPMS (Business Process Management System) или система управления производственными процессами (СУПП). Эта иформационная система (ИС) выросла из всем знакомых старинных диаграмм для представления производственных процессов (ПП). Человек, разбирающийся в какой-либо производственной деятельности, раскладывал ее на элементарные производственные операции (ЭПО). Элементарность операции - дело весьма условное, главным при определении ЭПО должен быть критерий возможности выполнения данной операции одним сотрудником. Затем, полученные ЭПО, вновь собирались в определенную последовательность, которая зарисовывалась на бумаге. Эта последовательность и представляла из себя ПП. Выглядело это примерно так.

Диаграмма производственного процесса

Конечно такой "ручной" подход работал только на маленьких предприятиях, с небольшим количеством простых ПП. Но именно там он и не был нужен, так как все можно было охватить, так сказать, одним взглядом. Все производство вполне умещалось в голове главного технолога. На больших предприятиях, ситуация была другая. Не было такого человека, который бы пошагово смог описать все ПП. Поэтому приходилось собирать группу людей, которые специально занималась их описанием и оптимизацией. Работа была осложнена не только большим количеством и сложностью процессов. Но и множественными изменениями, происходящими ежедневно. Для поддержания созданных диаграмм-описаний в актуальном состоянии их анализа и оптимизации приходилось организовывать целый отдел (группу поддержки СУПП). Для дальнейшего разговора необходимо определиться с терминами. Во первых, существуют производственные процессы, протекающие в реальной жизни. То есть, те действия, которые выполняют сотрудники предприятия, такие процессы будем называть реальными производственными процессами (РПП). Во вторых, в СУПП существуют описания ПП, в виде последовательности ЭПО - шаблоны производственных процессов (ШПП). И наконец, при каждом выполнении РПП, в СУПП, на основе шаблона создаются копии производственных процессов (КПП). В которых сохраняются данные по каждому шагу процесса, то есть, по выполнению каждой ЭПО. Данные для каждого шага включают в себя временные характеристики; идентификатор сотрудника, выполняющего шаг; текущий статус шага; другие данные, возникающие при выполнении РПП. Рассмотрим пример. Мастер делает отметки на стене, а рабочий забивает по ним гвозди. Мы должны представить все возможные пути развития процесса, перечислить всех участвующих в нем сотрудников и все требуемые от них действия. Данный РПП может быть выполнен по кратчайшему пути: мастер проставляет отметки -> рабочий забивает гвозди. Но могут возникнуть и осложнения: у рабочего закончились гвозди или он забыл молоток на другом объекте. Тогда к выполнению РПП добавятся следующие шаги: ... -> рабочий идет на склад -> кладовщик выдает ему молоток и гвозди -> ... Исходя из этого справочник ЭПО будет выглядеть так:

1. Проставить отметки
2. Отметить инструмент/материалы
3. Идти на склад
4. Выдать инструмент/материалы
5. Забить гвозди
6. Проверить выполнение

Далее нам понадобится справочник действующих лиц - сотрудников ответственных за выполнение каждой ЭПО. Универсальным подходом будет составление такого справочника сразу по всему предприятию, для нашего простого примера он будет выглядеть так:

• Мастер (красный цвет)
• Рабочий (желтый цвет)
• Кладовщик (зеленый цвет)

Теперь мы можем составить шаблон и опробовать его при выполнение РПП. Как отмечалось, возможны разные варианты его выполнения. И количество шагов в КПП, необязательно равно количеству шагов в шаблоне. Поэтому в дальнейшем будем различать шаги ШПП и шаги КПП. В нашем примере РПП происходит по кратчайшему пути.

Пример шаблона и копии ПП

синий цвет - ШПП; розовый цвет - КПП

Простейший пример, показывает сколько информации необходимо для создания шаблонов даже простых РПП. А, по мере создания, все новых и новых КПП количество хранимой информации многократно увеличивается. Для облегчения жизни человек придумывает себе инструменты. Так и с обработкой информации - было создано устройство для ее обработки - компьютер. Как не покажется странным для некоторых, компьютер это именно устройство автоматизированной обработки информации. А вовсе не кинотеатр или игровая приставка. С появлением компьютеров, дело пошло на лад. Теперь стало возможным создавать и поддерживать в актуальном состоянии ШПП, практически неограниченные по сложности. Создавать и хранить сколько угодно КПП. Кроме того, стал возможен их оперативный анализ и оптимизация. В общем, компьютерная СУПП стала гораздо больше и быстрее "бумажной". С помощью компьютера стали возможными также и качественные изменение системы, основанные на возможности взаимодействия с пользователями - интерактивности. При выполнении какого-либо РПП, по запросу пользователя, СУПП создает новую КПП. В созданной копии пользователь самостоятельно проставляет отметки по мере выполнения очередного шага. Таким образом ведение КПП передается самому пользователю, высвобождая время группы поддержки СУПП. Собранная информация используется группой поддержки для анализа и оптимизации РПП и руководством предприятия для централизованного контроля:

• На каком шаге выполнения находится интересующий процесс
• Кто отвечает за выполнение текущего шага
• Сколько на него затрачено времени

В шагах каждой копии процесса может храниться текстовая, графическая и звуковая информация, необходимая для выполнения последующих шагов. Таким образом СУПП может использоваться для передачи данных между пользователями - участниками процесса. Для оперативного информирования ответственных лиц, СУПП должна быть интегрирована с электронной почтой. Соответствующий сотрудник получает уведомление о том, что ему необходимо выполнить очередной шаг соответствующей КПП. После этого он загружает СУПП и получает из нее информацию, необходимую для выполнение этого шага. По окончании, он ставит отметку - шаг завершен. Используя такой подход возможно распараллеливание выполнения РПП между множеством людей. После создания шаблона и назначения ответственных, соответствующим сотрудникам будут приходить оповещения с информацией, что именно они должны делать. Координатор наблюдает на какой стадии находится общее выполнение и принимает меры к участникам, задерживающим процесс.

СУПП позволяет стандартизовать производственные операции, однозначно определить ответственность за их выполнение, производить централизованный контроль, обмениваться информацией, анализировать и оптимизировать выполнение РПП. Использование СУПП наиболее эффективно в случае сложных РПП, выполнение которых распределяется между большим количеством сотрудников.

Составные части

Для реализации СУПП, как и любой другой ИС, необходимы следующие ресурсы:

• Аппаратное обеспечение
• Программное обеспечение
• Обслуживающий персонал
• Административные меры - соответствующие политики и процедуры

Вначале рассмотрим программное обеспечение (ПО). СУПП построена по технологии сервер-клиент. Серверная часть ПО состоит из следующих модулей:

• Управление процессами. Обеспечивает создание и редактирование КПП по запросам пользователей, назначение и информирование ответственных за очередной шаг.
• База данных (БД). Обеспечивает работу с данными, в общем виде состоит из четырех таблиц: ШПП, КПП, справочник структуры предприятия, справочник ЭПО. ШПП используются для генерации очередного шага и назначения ответственного за этот шаг. КПП - используются для сохранения информации пользователями о выполнении РПП. Справочник структуры предприятия - иерархическая функциональная структура предприятия, с указанием должностей и сотрудников их занимающих. Справочник структуры предприятия и ЭПО используются для создания ШПП.
• Формирование отчетов. Формирует типовые отчеты: незавершенные КПП, среднее время выполнения определенного ШПП или его части, КПП выполненные по сотруднику, за период, КПП выполнение которых отложено, прервано и т.д.
• Обмен данными. Обеспечивает прием/передачу данных между сервером и клиентами, с учетом прав конкретного пользователя.
• Интеграция с электронной почтой. Электронная почта используется для оперативного информирования сотрудников, о необходимости выполнения ими очередного шага соответствующей КПП.

Клиентская часть состоит из модулей:

• Администрирование. Создание и редактирование ШПП, справочников структуры предприятия и ЭПО.
• Пользовательский. Формирование запросов на создание и редактирование КПП.
• Просмотр отчетов. Визуализация данных, полученных от серверного модуля формирования отчетов.

Для физического размещения ПО СУПП необходимы соответствующие сервера, для доступа к ней пользователей - клиентские компьютеры, для их взаимодействия - среда передачи данных. Для создания справочников структуры предприятия и ЭПО, ШПП, их администрирования, поддержания в актуальном состоянии, анализа и оптимизации необходим соответствующий персонал - группа поддержки. Группа СУПП может входить в подразделение ИТ или отдела кадров. Вопросы использования СУПП различными подразделениями и для различных РПП оговариваются в соответствующих политиках и процедурах.

Порядок работы

Схема работы СУПП

красный цвет - руководитель/координатор; желтый - группа поддержки; зеленый - сотрудники; синий - СУПП

Первый шаг - описание функциональной структуры предприятия. Второй - изучение РПП на предприятии и создание справочника ЭПО. Третий - создание на их основе ШПП. Эти шаги реализуются группой обслуживания СУПП через модуль администрирования. Теперь созданными ШПП могут пользоваться сотрудники предприятия. Они могут просто просмотреть шаблон для получения информации о порядке выполнения какого-либо РПП. Либо, посредством пользовательского модуля, послать запрос на создание новой КПП. СУПП на основе выбранного шаблона создает новую КПП. Ее выполнение начинается с первого шага. СУПП в соответствии с ШПП назначает ответственного за выполнение данного шага и уведомляет его об этом. Сотрудник может выполнить необходимые операции самостоятельно, внести необходимые данные и проставить отметку о завершении шага. Может перенаправить другому сотруднику для выполнения или уточнения данных, отложить выполнение шага на определенное время, отказать в выполнении. Все эти действия фиксируются СУПП в виде шагов. КПП завершается при выполнении всех шагов определенных ШПП, либо при прерывании процесса пользователем. Данные КПП анализируются руководителями подразделений, координаторами проектов и группой обслуживания СУПП. Руководители и координаторы просматривают отчеты по интересующим их РПП и принимают меры к исполнителям, задерживающим выполнение. Группа обслуживания СУПП поддерживает в актуальном состоянии справочники структуры предприятия и ЭПО. Анализирует выполнение РПП и создает рекомендации для руководства по их оптимизации.

СУПП предоставляет возможность автоматизированного управления сложными производственными процессами. Для выполнения которых необходима точно скоординированная работа десятков и сотен сотрудников.