Поддержите adminland

 


Материалы читают десятки тысяч, комментируют просто десятки, а перечислить 10 рублей рука поднимается у единиц.

За четыре месяца мероприятия набралось уже 15 человек - им персональное спасибо.

Сумма абсолютно не важна - главное участие.

Понаблюдал на выходных - у церквей и музыкантам в переходах подают значительно активнее.


 

Система управления производственными процессами (BPMS)

Общее представление

BPMS (Business Process Management System) или система управления производственными процессами (СУПП). Эта иформационная система (ИС) выросла из всем знакомых старинных диаграмм для представления производственных процессов (ПП). Человек, разбирающийся в какой-либо производственной деятельности, раскладывал ее на элементарные производственные операции (ЭПО). Элементарность операции - дело весьма условное, главным при определении ЭПО должен быть критерий возможности выполнения данной операции одним сотрудником. Затем, полученные ЭПО, вновь собирались в определенную последовательность, которая зарисовывалась на бумаге. Эта последовательность и представляла из себя ПП. Выглядело это примерно так.

Диаграмма производственного процесса
Диаграмма производственного процесса.

Конечно такой "ручной" подход работал только на маленьких предприятиях, с небольшим количеством простых ПП. Но именно там он и не был нужен, так как все можно было охватить, так сказать, одним взглядом. Все производство вполне умещалось в голове главного технолога. На больших предприятиях, ситуация была другая. Не было такого человека, который бы пошагово смог описать все ПП. Поэтому приходилось собирать группу людей, которые специально занималась их описанием и оптимизацией. Работа была осложнена не только большим количеством и сложностью процессов. Но и множественными изменениями, происходящими ежедневно. Для поддержания созданных диаграмм-описаний в актуальном состоянии их анализа и оптимизации приходилось организовывать целый отдел (группу поддержки СУПП). Для дальнейшего разговора необходимо определиться с терминами. Во первых, существуют производственные процессы, протекающие в реальной жизни. То есть, те действия, которые выполняют сотрудники предприятия, такие процессы будем называть реальными производственными процессами (РПП). Во вторых, в СУПП существуют описания ПП, в виде последовательности ЭПО - шаблоны производственных процессов (ШПП). И наконец, при каждом выполнении РПП, в СУПП, на основе шаблона создаются копии производственных процессов (КПП). В которых сохраняются данные по каждому шагу процесса, то есть, по выполнению каждой ЭПО. Данные для каждого шага включают в себя временные характеристики; идентификатор сотрудника, выполняющего шаг; текущий статус шага; другие данные, возникающие при выполнении РПП. Рассмотрим пример. Мастер делает отметки на стене, а рабочий забивает по ним гвозди. Мы должны представить все возможные пути развития процесса, перечислить всех участвующих в нем сотрудников и все требуемые от них действия. Данный РПП может быть выполнен по кратчайшему пути: мастер проставляет отметки -> рабочий забивает гвозди. Но могут возникнуть и осложнения: у рабочего закончились гвозди или он забыл молоток на другом объекте. Тогда к выполнению РПП добавятся следующие шаги: ... -> рабочий идет на склад -> кладовщик выдает ему молоток и гвозди -> ... Исходя из этого справочник ЭПО будет выглядеть так:

  1. Проставить отметки
  2. Отметить инструмент/материалы
  3. Идти на склад
  4. Выдать инструмент/материалы
  5. Забить гвозди
  6. Проверить выполнение

Далее нам понадобится справочник действующих лиц - сотрудников ответственных за выполнение каждой ЭПО. Универсальным подходом будет составление такого справочника сразу по всему предприятию, для нашего простого примера он будет выглядеть так:

  • Мастер (красный цвет)
  • Рабочий (желтый цвет)
  • Кладовщик (зеленый цвет)

Теперь мы можем составить шаблон и опробовать его при выполнение РПП. Как отмечалось, возможны разные варианты его выполнения. И количество шагов в КПП, необязательно равно количеству шагов в шаблоне. Поэтому в дальнейшем будем различать шаги ШПП и шаги КПП. В нашем примере РПП происходит по кратчайшему пути.

Пример шаблона и копии ПП
синий цвет - ШПП; розовый цвет - КПП
Пример шаблона и копии ПП.

Простейший пример, показывает сколько информации необходимо для создания шаблонов даже простых РПП. А, по мере создания, все новых и новых КПП количество хранимой информации многократно увеличивается. Для облегчения жизни человек придумывает себе инструменты. Так и с обработкой информации - было создано устройство для ее обработки - компьютер. Как не покажется странным для некоторых, компьютер это именно устройство автоматизированной обработки информации. А вовсе не кинотеатр или игровая приставка. С появлением компьютеров, дело пошло на лад. Теперь стало возможным создавать и поддерживать в актуальном состоянии ШПП, практически неограниченные по сложности. Создавать и хранить сколько угодно КПП. Кроме того, стал возможен их оперативный анализ и оптимизация. В общем, компьютерная СУПП стала гораздо больше и быстрее "бумажной". С помощью компьютера стали возможными также и качественные изменение системы, основанные на возможности взаимодействия с пользователями - интерактивности. При выполнении какого-либо РПП, по запросу пользователя, СУПП создает новую КПП. В созданной копии пользователь самостоятельно проставляет отметки по мере выполнения очередного шага. Таким образом ведение КПП передается самому пользователю, высвобождая время группы поддержки СУПП. Собранная информация используется группой поддержки для анализа и оптимизации РПП и руководством предприятия для централизованного контроля:

  • На каком шаге выполнения находится интересующий процесс
  • Кто отвечает за выполнение текущего шага
  • Сколько на него затрачено времени

В шагах каждой копии процесса может храниться текстовая, графическая и звуковая информация, необходимая для выполнения последующих шагов. Таким образом СУПП может использоваться для передачи данных между пользователями - участниками процесса. Для оперативного информирования ответственных лиц, СУПП должна быть интегрирована с электронной почтой. Соответствующий сотрудник получает уведомление о том, что ему необходимо выполнить очередной шаг соответствующей КПП. После этого он загружает СУПП и получает из нее информацию, необходимую для выполнение этого шага. По окончании, он ставит отметку - шаг завершен. Используя такой подход возможно распараллеливание выполнения РПП между множеством людей. После создания шаблона и назначения ответственных, соответствующим сотрудникам будут приходить оповещения с информацией, что именно они должны делать. Координатор наблюдает на какой стадии находится общее выполнение и принимает меры к участникам, задерживающим процесс.


СУПП позволяет стандартизовать производственные операции, однозначно определить ответственность за их выполнение, производить централизованный контроль, обмениваться информацией, анализировать и оптимизировать выполнение РПП. Использование СУПП наиболее эффективно в случае сложных РПП, выполнение которых распределяется между большим количеством сотрудников.


Составные части

Для реализации СУПП, как и любой другой ИС, необходимы следующие ресурсы:

  • Аппаратное обеспечение
  • Программное обеспечение
  • Обслуживающий персонал
  • Административные меры - соответствующие политики и процедуры

Вначале рассмотрим программное обеспечение (ПО). СУПП построена по технологии сервер-клиент. Серверная часть ПО состоит из следующих модулей:

  • Управление процессами. Обеспечивает создание и редактирование КПП по запросам пользователей, назначение и информирование ответственных за очередной шаг.
  • База данных (БД). Обеспечивает работу с данными, в общем виде состоит из четырех таблиц: ШПП, КПП, справочник структуры предприятия, справочник ЭПО. ШПП используются для генерации очередного шага и назначения ответственного за этот шаг. КПП - используются для сохранения информации пользователями о выполнении РПП. Справочник структуры предприятия - иерархическая функциональная структура предприятия, с указанием должностей и сотрудников их занимающих. Справочник структуры предприятия и ЭПО используются для создания ШПП.
  • Формирование отчетов. Формирует типовые отчеты: незавершенные КПП, среднее время выполнения определенного ШПП или его части, КПП выполненные по сотруднику, за период, КПП выполнение которых отложено, прервано и т.д.
  • Обмен данными. Обеспечивает прием/передачу данных между сервером и клиентами, с учетом прав конкретного пользователя.
  • Интеграция с электронной почтой. Электронная почта используется для оперативного информирования сотрудников, о необходимости выполнения ими очередного шага соответствующей КПП.

Клиентская часть состоит из модулей:

  • Администрирование. Создание и редактирование ШПП, справочников структуры предприятия и ЭПО.
  • Пользовательский. Формирование запросов на создание и редактирование КПП.
  • Просмотр отчетов. Визуализация данных, полученных от серверного модуля формирования отчетов.

Для физического размещения ПО СУПП необходимы соответствующие сервера, для доступа к ней пользователей - клиентские компьютеры, для их взаимодействия - среда передачи данных. Для создания справочников структуры предприятия и ЭПО, ШПП, их администрирования, поддержания в актуальном состоянии, анализа и оптимизации необходим соответствующий персонал - группа поддержки. Группа СУПП может входить в подразделение ИТ или отдела кадров. Вопросы использования СУПП различными подразделениями и для различных РПП оговариваются в соответствующих политиках и процедурах.

Порядок работы

Схема работы СУПП
красный цвет - руководитель/координатор; желтый - группа поддержки; зеленый - сотрудники; синий - СУПП
Схема работы СУПП.

Первый шаг - описание функциональной структуры предприятия. Второй - изучение РПП на предприятии и создание справочника ЭПО. Третий - создание на их основе ШПП. Эти шаги реализуются группой обслуживания СУПП через модуль администрирования. Теперь созданными ШПП могут пользоваться сотрудники предприятия. Они могут просто просмотреть шаблон для получения информации о порядке выполнения какого-либо РПП. Либо, посредством пользовательского модуля, послать запрос на создание новой КПП. СУПП на основе выбранного шаблона создает новую КПП. Ее выполнение начинается с первого шага. СУПП в соответствии с ШПП назначает ответственного за выполнение данного шага и уведомляет его об этом. Сотрудник может выполнить необходимые операции самостоятельно, внести необходимые данные и проставить отметку о завершении шага. Может перенаправить другому сотруднику для выполнения или уточнения данных, отложить выполнение шага на определенное время, отказать в выполнении. Все эти действия фиксируются СУПП в виде шагов. КПП завершается при выполнении всех шагов определенных ШПП, либо при прерывании процесса пользователем. Данные КПП анализируются руководителями подразделений, координаторами проектов и группой обслуживания СУПП. Руководители и координаторы просматривают отчеты по интересующим их РПП и принимают меры к исполнителям, задерживающим выполнение. Группа обслуживания СУПП поддерживает в актуальном состоянии справочники структуры предприятия и ЭПО. Анализирует выполнение РПП и создает рекомендации для руководства по их оптимизации.


СУПП предоставляет возможность автоматизированного управления сложными производственными процессами. Для выполнения которых необходима точно скоординированная работа десятков и сотен сотрудников.


Категория: